Uspořádat konferenci není nic snadného. Musíte myslet na spoustu věcí, aby vaše akce byla úspěšná a návštěvnící spokojení. A aby se k vám třeba také rádi vraceli. Sepsali jsme pro vás desatero, na co při pořádání konference myslet, a přidali jsme i pár tipů, kde můžete konferenci uspořádat.

1. Stanovte si jasný cíl a cílovou skupinu.

Měli byste si jasně stanovit, proč chcete uspořádat konferenci a co by měla přinést účastníkům. To vám pomůže lépe se zaměřit na publikum, které byste rádi přilákali, a na témata, která budou na konferenci probírána.

2. Vytvořte plán a rozpočet a pečlivě se držte toho.

Bez počtů se neobejdete. Konference musí skončit minimálně nulou, ale ještě lépe v černých číslech. Záleží také, zda budou konferenci financovat návštěvníci nebo máte podporu sponzorů. Sponzoring nemusí být jen finanční, ale také třeba formou poskytnutí služeb si produktů za reklamní prostor a propagaci.

3. Vyberte vhodný termín

Je potřeba zvážit hned několik kríterií. Ověřte si, jestli se vybraný termín nekryje s jinými akcemi, obzvlášť v podobném segmentu. Dejte si také pozor na svátky, prodloužené víkendy nebo prázdniny. Vybírejte také pečlivě den v týdnu. Obecně se doporučuje úterý, středa nebo čtvrtek. 

4. Vyberte vhodné místo 

Místo by mělo být dostatečně velké, aby se tam vešli všichni účastníci, a mělo by být dobře dostupné. Myslete také na hosty, kteří přijedou auty. Určitě nechcete, aby přišli pozdě, protože neměli kde zaparkovat. Pokud očekáváte hosty zdaleka, nezapomeňte na dostupnost ubytování. Ideální je využít služeb některých hotelů či restaurací, které mají s pořádáním konferencí zkušenosti, a kde nabízí komplexní služby včetně techniky, cateringu a personálu. Ušetří vám to čas i starosti. Zaujmout návštěvníky ale samozřejmě můžete volbou neobvyklého prostoru, připravte se ale na složitější oragnizaci. Na druhou stranu na konferenci na lodi, v kabaretu nebo třeba v muzeu vaši návštěvníci jen tak nezapomenou. 

A přidáme i pár konkrétních tipů, kde se o vás postarají s láskou a péčí. Nebo můžete využít poptávky a vybrat si ze zaslaných nabídek provozovatelů takových prostor.

Dvůr Hoffmeister, Číčovice, Praha-západ

Dvůr Hoffmeister je ideálním místem pro pořádání akcí, ať už se jedná o školení, firemní event nebo jinou společenskou událost. Nachází se v blízkosti Letiště Václava Havla a zhruba 15 kilometrů od centra Prahy, což umožňuje skvělou dostupnost. Pokud hledáte nevšední místo pro svou akci, Dvůr Hoffmeister je tím pravým místem. Jejich klimatizovaná konferenční místnost se umí přizpůsobit až pro 60 osob. Navíc se zde nemusíte starat o parkování - mají dostatek parkovacích míst přímo v areálu. Nabízí také možnost ubytování a vynikající restauraci, která potěší i ty nejnáročnější hosty. A aby byl váš pobyt na Dvoře Hoffmeister co nejpříjemnější, zajistí vám 100% klid a servis.

Kings Court, Praha 1

Unikátní konferenční prostory, mezi které patří i velkolepý Ballroom Franz Josef, vhodný pro všechny typy firemních akcí, speciálních příležitostí a svateb.

Hotel Golf, Praha 5

Konferenční prostory Hotelu Golf vám poskytnou několik různě velkých sálů pro až 200 lidí. V sálech můžete využít interaktivní technologie, klimatizaci, profi ozvučení, denní světlo a wi-fi. Vlastní parking.

Salut Restaurant, Praha 7

Multifunkční školicí a konferenční prostory MAX1, MAX2 poskytují dokonalé zázemí pro menší školení, prezentace či semináře. Zcela nová funkční technologie spolu s moderním vybavením školicích prostor nabízí naprosto jedinečné služby a splňuje všechny parametry moderních školicích prostor. Konferenční sál je možné propojit se zimní zahradou a letní terasou a získat tak jedinečné zázemí pro coffee breaky, obědy či večerní rauty. Parkování u hotelu a rychlé WI-FI připojení 200/200 Mbps. je v Salutu samozřejmostí. Restaurace má kapacitu 70 osob, konferenční místnost disponuje kapacitou pro 60 lidí a na venkovní zahrádku se vejde 20 hostů.

Mama Shelter, Praha 7

Různé prostory, různá atmosféra. Mama nabízí modulární a propojitelné zasedací místnosti, které vám poskytnou maximum prostoru pro vaše akce.

Restaurace Sezóna, Hotel Chvalská tvrz, Praha 9

Tři klimatizované meetingové prostory Madeira, Afrika a Hvar jsou vybaveny profesionálním internetem, technikou a nabízejí školní sezení pro 20 až 75 osob a divadelní uspořádání pro 40 až 100 osob. Nabídka zahrnuje také business menu, sestavení občerstvení na míru a parkování zdarma. 

Hotel Duo, Praha 9

Konferenční centrum s velkým kongresovým sálem a deseti menšími konferenčními místnostmi.

5. Připravte si různorodý program, který zahrnuje přednášky, panely diskusí, workshopy atd.

Pestrý program přiláká více návštěvníků. Někteří lidé preferují pasivní poslouchání přednášek, jiní se rádi zapojí třeba do workshopů a další si program rádi nakombinují. Oblíbené jsou i afterparty, neformální networkingové večírky či večerní akce spojené například s koncertem nebo jiným kulturním zážitkem.

6. Pozvěte relevantní a zajímavé řečníky, kteří budou zajímat vaši cílovou skupinu.

Je to jako když pořádáte koncert. Je fajn mít hvězdu večera, která přitáhne lidi, ale i hosty, kteří možná nejsou tak známí, ale jsou kvalitní, mají co říct a třeba jednou budou sami hvězdami. Důležité je také pečlivé sestavení tzv. lineupu neboli programu. Prostřídejte populárnější témata s odbornými a extrovertní speakry s těmi možná méně zábavnými, ale o to třeba hodnotnějšími. Zvažte také přitomnost moderátora. Moderátor by měl být maximální podporou akce i speakrů. Měl by umět lidi dobře naladit a v případě slabšího speakra pomoct akci znovu "nahodit". 

7. Zajistěte odpovídající technické vybavení.

Hosté musí vidět a slyšet. Bez toho se nepohnete. Běžným vybavením jsou také projektory a funkční Wi-Fi. Nic nezkazíte také třeba nabíjecími stanicemi.

8. Zajistěte dobré zázemí pro účastníky.

Tady hrají zásadní roli lidské zdroje a catering. Lidskými zdroji myslíme především organizační personál, např. hostesky, které hosty navedou, poradí, pomohou, vysvětlí a ještě se budou usmívat. S cateringem pak souvisí obsluhující personál, který doplní stoly, když je třeba, stejně jako se postará o debaras. No a o co budete podávat? To by jistě vydalo na samostatný článek. Ale opět záleží na typu akce. Pokud se jedná o půldenní konferenci, vystačíte si s menším rautem a pauzou na kávu. Celodenní akce už by měly zahrnovat oběd. Ať tak či tak, myslete i na hosty, kteří jsou vegetariání, vegani nebo třeba mají alergii na lepek. Získáte tím plusové body. 

9. Připravte si marketingovou strategii, abyste mohli pozvat co nejvíce účastníků.

Konference se neobejde bez adekvátní propagace. Základem je přehledný web, kde hosté najdou veškeré informace. Můžete také vydat tiskovou zprávu nebo rozeslat newsletter, pokud máte solidní rozpočet, můžete se poohlédnout po reklamě v médiích. A samozřejmě nezapomeňte na dobře cílené aktivity na sociálních sítích. Komunikujte především řečníky a program.

10. Vyžádejte si zpětnou vazbu.

Samozřejmě, pokud se jednalo o vaši první a poslední konferenci, nemusí vás tzv. feedback zajímat. Jinak si ale rozhodně nenechte ujít názory účastníků. Pošlete třeba email s krátkým dotazníkem nebo využijte některou z chytrých aplikací.